Týdeník Veřejná správa

Téma

Fórum DLM poprvé s českou účastí

Čtvrtá multidisciplinární konference Fóra DLM proběhla v Budapešti ve dnech 5. - 7. října 2005. Byla organizována úřadem maďarského premiéra, Maďarským národním archivem, Evropskou komisí a vedením Fóra DLM. Konference se účastnila naprostá většina z dvaceti pěti členských zemí, zástupci kandidátských zemí a nejrůznějších dalších států světa (přítomni byli i zástupci organizací a firem, které nejsou členy organizace). Kromě účastníků z mimoevropských zemí s nejvyšším stupněm implementace elektronického úřadování (USA, Austrálie) na zasedání dorazili například i zástupci Bangladéše nebo Argentiny.

Předsedkyně Fóra DLM Sarah Tyacke, ředitelka Národního archivu v Londýně, ve svém vystoupení konstatovala, že zatímco Spojené státy americké rozvíjejí řešení dlouhodobého ukládání dokumentů v digitální podobě, které doposud stálo 300 milionů dolarů, Fórum DLM hledá levnější řešení. Na této práci by se měly podílet všechny členské státy. Doporučila, aby nově vzniklá Skupina evropských archivů (European Archives Group – budoucí partner Evropské komise v oblasti archivnictví) koordinovala a monitorovala akce Fóra DLM, které nejsou odděleny od přijatého programu zvýšené archivní spolupráce v Evropě. Jednotlivým vládám by to mělo přinést podporu při zavádění elektronického úřadování, usnadnit vznik znalostní ekonomiky, zabezpečit přístup k informacím a udržet trvalou dokumentární hodnotu dokumentů v digitální podobě. Bez realizace tohoto programu nebude možné udržet dlouhodobou důvěru veřejnosti v archivy, jejich odbornost a odpovědnost.

Fórum průběžně udržuje rozsáhlý web www.dlm-network.org a jednou za dva roky vydává tzv. whitepapers zaměřené na dílčí témata (například migrace, elektronický podpis). Web by měl projít podstatnou inovací, měl by být doplněn o archivní portál, seznamy služeb a publikací, diskusní fórum. V závěru S. Tyacková shrnula, co se chce od členů – připomínky k systému MoReq a účast na každoročních setkáních Všeobecného shromáždění členů.

George Mackenzie, zástupce Mezinárodní archivní rady (MAR) pro elektronické záznamy a automatizaci, ve svém vystoupení nejprve stručně charakterizoval Mezinárodní archivní radu, organizaci sdružující 1500 členů ze 175 zemí. V praxi se tato organizace dělí na regionální větve, evropská nese název EURBICA. Při organizaci funguje komise pro právní záležitosti, která se mj. zabývá problémy autenticity dokumentů v digitální podobě, organizace rovněž udržuje rozsáhlý web. Ve spolupráci s Radou Evropy EURBICA vytvořila v roce 2003 přehled komerčně dostupného softwaru pro archivní účely. V dubnu 2005 vyšla příručka o elektronických dokumentech pro archiváře (Electronic Records Workbook for Archivists). Příručku vytvořili experti z britského Národního archivu ve spolupráci s odborníky z dalších patnácti zemí.

Po loňském kongresu ve Vídni vznikla nová struktura orgánů MARu, mimo jiné i komise pro uchovávání digitálních dokumentů, komise pro vzdělávání v oblasti elektronických záznamů. Ve spolupráci s Australským Národním archivem pracuje MAR na harmonizaci standardů v oblasti elektronické spisové služby (Generic specification for electronic records management software). Šedesát devět procent projektů MARu je přínosem pro všechny archivy, patnáct procent pro africké archivy, o zbývající projekty se dělí jižní Amerika, Asie, Evropa a Karibská oblast.

V poslední době vzrůstá podle pana Mackenzieho role MARu jako šiřitele intelektuálních znalostí a dovedností v oblasti IT technologií nezbytných pro archiváře. V době masového nasazení elektronické spisové služby (dle zprávy EU z roku 2004 je 46% veřejných služeb v EU zajišťováno on-line) a kdy se projevuje obecně zoufalý nedostatek kvalifikovaných pracovních sil v dané oblasti (viz například zkušenost Evropské komise), informační větev MARu musí plnit mnoho funkcí mimo jiné predikovat budoucí potřeby uživatelů IT a elektronických archivů tak, aby byl zajištěn svobodný a včasný přístup k autentickým a spolehlivým dokumentům. V následné diskusi zazněla informace, že Národní archiv v Londýně chystá obecný návrh informační infrastruktury archivu, v jehož podpoře by mohlo Forum DLM sehrát významnou roli.

Mezi nejzajímavější vystoupení patřil projev Stephena Ellise z Národního archivu Australského svazu. Příspěvek se týkal zkušeností z implementace elektronického úřadování. Austrálie je federálním státem spravovaným na třech úrovních – federální, státní a lokální. Vlády všech těchto úrovní měly rozsáhlé ambice v oblasti e-governmentu. Nedostatečná koordinace a politická podpora, nerespektování kulturních a jazykových bariér (v Austrálii se používá 300 jazyků), nedostatečná implementace pravidel spisové služby atd. vyvolaly značně chaotickou situaci, na kterou museli zareagovat australští (a nyní i novozélandští) pracovníci z oblasti spisové služby a archivnictví. Vznikla tak organizace ADRI – Australian Digital Recordkeeping Iniciative, která plní obdobnou roli jako Fórum DLM v Evropě. Mimo jiné spravuje rozsáhlý web – www.adri.gov.au. Základní poučení z uvedeného vývoje zní – vycházet nikoli od softwaru, nýbrž od pravidel spisové služby a archivnictví a respektovat historické tradice. Softwarové řešení je vždycky druhotné. Z následné diskuse rovněž vyplynulo, že k obdobným závěrům dospěli všude tam, kde došlo k masovému zavedení elektronického úřadování (Velká Británie, Evropská komise).

Vystoupení Erica Woodse se týkalo trendů v oblasti elektronické spisové služby (Electronic Records Management – ERM) a následných technologií. Pan Woods konstatoval, že ERM systém prodělal v minulých dvou letech obrovský vývoj, nadále je však chápán mnoha původci jako méně podstatný a nadále není obecně chápán jako součást informační strategie instituce. Zákon o obecném přístupu k informacím a požadavky na e-bussiness a e- government vedou k masovému nasazení těchto systémů. V budoucích letech dojde nepochybně k propracování automatické klasifikace dokumentů, integraci s uživatelským rozhraním třetí strany, integraci vyhledávacích schopností, podpoře několika typů elektronických dokumentů (zaměřeno hlavně na e-maily) a vzniku hybridních modelů ERM pro papírové i elektronické dokumenty. Slabinou ERM systémů zůstává zajištění informačního kontextu elektronického dokumentu.

ERM systémy se v budoucích letech pravděpodobně stanou běžnou součástí jiných produktů, protože ty bez nich již nepřežijí. Trh ERM se soustředí na několik velkých firem (viz například velké investice IBM do této oblasti), upouští se obecně od správy dokumentů výhradně v elektronické podobě.

Druhé plenární zasedání konference bylo věnováno chystané normě MoReq2. S plány na tvorbu této normy seznámil přítomné pan Ian Macfarlane z Národního archivu v Londýně. Dosavadní norma MoReq slouží k hodnocení softwarových produktů, je základem pro tvorbu požadavků na IT systémy, je vzdělávacím nástrojem v oblasti ERM a směrnicí pro tvorbu nových systémů. Plánovaná norma MoReq2 má rozšířit požadavky na systémy v evropském měřítku a doplnit je o testovací a zpřístupňovací systém, modelové spisové plány, metodiku uchovávání digitálních dokumentů a metadata. Z širšího pohledu má podpořit aktivity ve všech zemích, které vedou ke zlepšení správy dokumentů v elektronické podobě a udržet v platnosti existující normu MoReq. MoReq2 má mít pro vyšší flexibilitu modulární charakter, stále však má jít o soupis minimálních nutných požadavků.

Norma má být integrována do systémů pro uchovávání obsahu (content management systems), má zajišťovat spolupráci s existujícími systémy pro správu neelektronických záznamů a hybridních souborů, existujícími systémy pro dekódování a digitální vodotisk, s distribuovanými systémy. Její součástí mají být případové studie, přílohou dokumentu pak jednotlivé národní normy. Většina z nich má být integrována do systému (ISO 15489, britská norma UK TNA 2002, německá DOMEA, nizozemské REMANO, norský NOARK, finský SAHKE). MoReq2 má obsahovat i testovací skripty pro prověřování dle této normy.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 51-52/2005.