Odbor archivní správy a spisové služby

Odbor archivní správy a spisové služby vykonává gesci Ministerstva vnitra v oblasti archivnictví. Archivnictvím se rozumí obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící správní, informační, vědecké a kulturní funkce. Úkoly odboru archivní správy a archivů v oblasti archivnictví a předarchivní péče stanoví zákon č. 499 ze dne 30. června 2004, o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, a dvě prováděcí vyhlášky: Vyhláška č. 645 ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 259 ze dne 20. července 2012, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
 

Odbor archivní správy a spisové služby zejména:

• řídí výkon státní správy v oblasti archivnictví, pro niž vykonává funkci správního úřadu;

• zpracovává koncepci rozvoje archivnictví;

• přezkoumává rozhodnutí Národního archivu a státních oblastních archivů vydaná těmito archivy ve správním řízení;

• řídí odbornou činnost Národního archivu a státních oblastních archivů a ukládá jim odborné archivní úkoly;

• ostatní archivy metodicky usměrňuje v jejich činnosti;

• rozhoduje o akreditaci archivů;

• zajišťuje ochranu a evidenci Národního archivního dědictví včetně archivních kulturních památek a národních kulturních památek;

• povoluje vývoz archiválií z území České republiky;

• rozhoduje o přehodnocení významu archiválií a jejich vyřazení z Národního archivního dědictví;

• zajišťuje mezinárodní spolupráci na úseku archivnictví, organizuje výzkum pramenů k českým dějinám v zahraničí;

• zastupuje Českou republiku v mezinárodních archivních orgánech a organizacích;

• vede evidenci archivů, muzeí, knihoven, galerií, památníků, vědeckých ústavů a vysokých škol, v nichž jsou uloženy archiválie, a evidenci správních archivů;

• rozhoduje v dalších věcech na úseku archivnictví;

• vydává vědecké archivní periodikum Archivní časopis a další publikace s archivní tématikou;

• rozhoduje o příslušnosti nakládat s archiváliemi, o navracení archiválií oprávněným osobám, o úpravě majetkových vztahů řeholních řádů a kongregací a arcibiskupství olomouckého k archiváliím a ve věci navracení;

• rozhoduje o žádostech jednotlivých žadatelů o státní příspěvek nebo úhradu nezbytných nákladů na péči o archiválie;

• zajišťuje činnost Vědecké archivní rady jako poradního orgánu Ministerstva vnitra pro odborné a vědecké otázky archivnictví.
   

Odbor archivní správy a spisové služby zpracovává osobní údaje v elektronickém systému spisové služby GINIS. Předmětem zpracování jsou osobní údaje subjektu údajů v rozsahu jméno, příjmení, adresa, datum narození, místo narození, státní příslušnost a ID datové schránky v kartotéce externích subjektů elektronického systému spisové služby GINIS. Zpracování osobních údajů je nezbytné ke splnění úkolů prováděných v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, a kterým je pověřen správce. Pro dokumenty/spisy zpracovávané správcem platí skartační lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu Ministerstva vnitra. Osobní údaje subjektu údajů v elektronickém systému spisové služby GINIS jsou v tomto systému vedeny do doby, dokud budou uvedeny na dokumentu, který neprošel řádným skartačním řízením.

Odbor se člení na:

Odbor archivní správy a spisové služby řídí činnost archivní sítě České republiky. Archivy tvořící archivní síť se člení na veřejné archivy a soukromé archivy. Do skupiny veřejných archivů patří Národní archiv , státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků. Odbor archivní správy a spisové služby vykonává řídící a metodickou činnost zejména vůči Národnímu archivu, sedmi státním oblastním archivům, pěti archivům měst v Praze, Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem a třiceti třem specializovaným archivům.

Archivy zařazené do archivní sítě pečují o archiválie. Archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence. Archiválie tvořící archivní soubory slouží občanům České republiky a dalším zájemcům. Archivy na základě požadavků občanů nebo institucí především

• vyhledávají údaje z archiválií;

• pořizují výpisy, opisy a reprodukce archiválií, které na požádání ověřují a potvrzují;

• umožňují studium archiválií v badatelnách.
   

Odbor archivní správy a spisové služby vydává publikace s archivní tématikou. Jde především o vědecké archivní periodikum, vycházející od roku 1951 - Archivní časopis (čtyřikrát ročně).

Publikace vydávané odborem archivní správy a spisové služby je možno zakoupit v Tiskárně Ministerstva vnitra, Bartůňkova 1159/4, 149 00 Praha, Chodov .