Ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (vidimace) a ověřování pravosti podpisu (legalizace)

Dnem 1. března 2006 nabyl účinnosti zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o ověřování").

Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (dále jen "vidimovaná listina") se doslova shoduje s předloženou listinou.

Legalizací se ověřuje, že žadatel před ověřující osobou listinu vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní, nebo elektronický podpis na dokumentu v elektronické podobě uznal za vlastní.

Jak a kam se obrátit?

Ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (dále jen "vidimace") a ověřování pravosti podpisu na listině (dále jen "legalizace") provádějí:

• krajské úřady;

• obecní úřady obce s rozšířenou působností;

• obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "vyhláška k zákonu o ověřování");

• újezdní úřady;

• držitel poštovní licence;

• Hospodářská komora České republiky.
   

Legalizaci na dokumentu v elektronické podobě provádějí:

• krajské úřady;

• obecní úřady obcí s rozšířenou působností;

• újezdní úřady;

• držitel poštovní licence;

• Hospodářská komora České republiky;

• z obecních úřadů pouze ty, které jsou kontaktními místy veřejné správy.
   

Je tedy třeba navštívit některý ze shora uvedených úřadů (včetně všech matričních úřadů) a předložit ověřující osobě listinu, kterou si přejete vidimovat, nebo dokument, na němž má být legalizován podpis.

Kdo a za jakých podmínek?

Kdo podává žádost:

Vidimace a legalizace se provádí na žádost. Vidimací a legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na listině ani jejich soulad s právními předpisy. Úřad za obsah listiny / dokumentu neodpovídá.
 

Formát a náležitosti dokumentu v elektronické podobě, u nějž lze provést legalizaci:

Formát dokumentu v elektronické podobě, u nějž lze provést legalizaci, definuje vyhláška k zákonu o ověřování v § 5a:

1. musí být ve formátu PDF/A (Pozn. V případě použití formátu PDF/A ve verzi PDF/A-3 a vyšší nesmí dokument s elektronickým podpisem obsahovat dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem podle právního předpisu upravujícího vedení spisové služby, nebo dokument obsahující další dokumenty.);

2. nesmí přesáhnout velikost 50 MB;

3. nesmí obsahovat škodlivý kód;

4. pokud je dokument s elektronickým podpisem podepsán zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis, nesmí být porušena integrita tohoto dokumentu.
    

Postup při provádění legalizace na dokumentu v elektronické podobě:

• dokument s elektronickým podpisem, který splňuje náležitosti, přijme úřad prostřednictvím datového úložiště elektronické aplikace informačního systému přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup (dále jen "datové úložiště" - dostupné zde: Úschovna Digitální a informační agentury | czechpoint.cz | );

• dokument s elektronickým podpisem se v datovém úložišti uloží pro účely provedení legalizace na dobu 30 dnů;

• na dokumentu s elektronickým podpisem, který splňuje náležitosti, provede ověřující osoba legalizaci připojením ověřovací doložky. Dokument obsahující ověřovací doložku ověřující osoba podepíše svým kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatří kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem;

• dokument obsahující ověřovací doložku úřad po provedení legalizace žadateli v závislosti na jeho volbě

  • zašle do jeho datové schránky, nebo

  • předá prostřednictvím datového úložiště; dokument obsahující ověřovací doložku se uloží v datovém úložišti na dobu 30 dnů ode dne, kdy byla legalizace provedena.

Kdy nelze vidimaci a legalizaci provést?

Vidimace se neprovede (§ 9 zákona o ověřování):

1. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba;
    

2. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého nebo slovenského; to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele;
    

3. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, opatřena viditelným zajišťovacím prvkem, to neplatí, je-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele;
    

4. je-li předložená listina již ověřenou vidimovanou listinou, v jejíž ověřovací doložce je uveden údaj o tom, že listina, ze které je vidimovaná listina pořízena, obsahuje viditelný zajišťovací prvek;
    

5. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů, v jejíž doložce je uveden údaj o tom, že vstup do autorizované konverze dokumentů obsahoval viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup;
    

6. jsou-li v předložené listině, z níž je vidimovaná listina pořízena, změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost;
    

7. jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s předloženou listinou, z níž byla pořízena,
    

8. není-li z předložené listiny, z níž je vidimovaná listina pořízena, patrné, zda se jedná o

   1. prvopis,

   2. již ověřenou vidimovanou listinu,

   3. listinu, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů,

   4. opis anebo kopii pořízenou ze spisu, nebo

   5. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu (§ 69 odst. 4 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů).
       

Legalizace se neprovede (§ 13 zákona o ověřování):

1. jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí;

2. jde-li o legalizaci podpisu na dokumentu, který neobsahuje žádný text;

3. nepředloží-li žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci za účasti dvou svědků, k prokázání své totožnosti platný doklad (doklady totožnosti viz níže);

4. nemůže-li žadatel psát a listina současně neobsahuje jeho podpis;

5. jde-li o legalizaci podpisu na dokumentu, který je psán v jiném než českém nebo slovenském jazyce, a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je dokument psán, a není-li současně předložen v úředně ověřeném překladu do jazyka českého nebo slovenského;

6. jde-li o legalizaci podpisu nahrazeného mechanickými prostředky využívající zejména grafické znázornění vlastnoručního podpisu;

7. jde-li o legalizaci dokumentu v jiné než textové nebo obrázkové podobě, nebo dokumentu v elektronické podobě, který není ve formátu nebo nemá náležitosti stanovené prováděcím právním předpisem, nebo

8. jde-li o legalizaci podpisu na zcela nevyplněném formuláři.

Co musíte předložit?

Žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci za účasti dvou svědků, předloží k prokázání své totožnosti:

1. občanský průkaz, nebo cestovní doklad, jde-li o státního občana České republiky;
    

2. cestovní doklad, průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie, Smluvního státu Dohody o Evropském hospodářském prostoru nebo Švýcarské konfederace nebo doklad opravňující k pobytu na území České republiky podle zvláštního předpisu, jde-li o cizince (zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 325/1999 Sb., o azylu, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 221/2003 Sb., o dočasné ochraně cizinců, ve znění pozdějších předpisů) nebo
    

3. identifikační průkaz vydaný Ministerstvem zahraničních věcí podle zvláštního právního předpisu (§ 180b zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů), jde-li o osobu požívající výsad a imunit podle mezinárodního práva.
    

Doklad podle písm. b) nebo c) lze k prokázání totožnosti použít pouze tehdy, obsahuje-li fotografii držitele.

O provedení vidimace a legalizace se provede zápis v ověřovací knize. Pokud úřad zjistí, že nelze provést vidimaci nebo legalizaci, je povinen o tom na požádání písemně uvědomit dotčenou osobu a sdělit důvody, které k tomuto závěru vedly (§ 155 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů).
 

Formuláře:

Předepsané formuláře nejsou stanoveny.

Poplatky a lhůty

Poplatky:

• správní poplatek za vidimaci činí 30,- Kč za každou i započatou stánku (každou započatou stránkou se pro účely vyměření správního poplatku rozumí vydaná stránka formátu A4 a menší);

• správní poplatek za legalizaci každého podpisu na dokumentu činí 50,- Kč.

Správní poplatky (případně osvobození od poplatku) za provedení vidimace nebo legalizace jsou vyměřeny podle § 8 a položky 4 a 5 sazebníku, který je přílohou zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.
 

Lhůty pro vyřízení:

Je-li správní orgán požádán o provedení vidimace nebo legalizace a jsou-li splněny zákonné předpoklady k provedení požadovaného úkonu, správní orgán tento úkon bez dalšího provede.
 

Další účastníci:

Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků. Účast dvou svědků se k legalizaci nevyžaduje, má-li ten, kdo nemůže číst nebo psát, schopnost seznámit se s obsahem dokumentu s pomocí přístrojů nebo speciálních pomůcek nebo prostřednictvím jiné osoby, kterou si zvolí, a je schopen vlastnoručně dokument podepsat.

Právní úprava

• zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování);

• vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu.
   

Doplňující zákony a předpisy:

• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád;

• zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích;

• zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů;

• zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech;

• zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech;

• zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů;

• zákon č. 325/1999 Sb., o azylu;

• zákon č. 221/2003 Sb., o dočasné ochraně cizinců;

• zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů;

• zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů;

• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

• § 72 - 74a zákona č. 358/1992 Sb., České národní rady o notářích a jejich činnosti (notářský řád);

• § 25a zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii;

• § 35 zákona č. 61/2000 Sb., o námořní plavbě;

• nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (eIDAS);

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/1191 ze dne 6. července 2016 o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii a o změně nařízení (EU) č. 1024/2012;

• vyhláška č. 553/2020 Sb., o seznamu obecních úřadů a úřadů městských částí nebo městských obvodů, které jsou kontaktními místy veřejné správy;

• vyhláška č. 272/2000 Sb., Ministerstva dopravy a spojů o ověřování pravosti podpisu nebo shody opisu nebo kopie s listinou velitelem lodě.

Dokumenty ke stažení:

• Metodika na úseku ověřování - vidimace a legalizace

• eLegalizace - metodická pomůcka a praktický rádce (Typ: PDF | Velikost: 3.27 MB)

Za správnost odpovídá: