Charta občana

Pravidelná setkání občanů s vedením města

Prezentace útvaru interního auditu
MěÚ Chomutov
v rámci pilotního projektu
„Charta pro občana-06/2006“

Město Chomutov
Setkání s občany

Zavedení nové formy komunikace:

• První myšlenka vznikla před 3 roky
• 29.01.2004 – proběhlo první setkání s občany
• Doposud se koná pravidelně – každý poslední čtvrtek v měsíci

Iniciátor této formy komunikace:

• starostka města

Důvod zavedení služby:

• Přímá komunikace vrcholového managementu s občany města
• Nový způsob komunikace občanů se starostkou
• Prohloubení důvěry občanů ve vedení města, v jehož čele stojí poprvé žena
• Okamžité reakce a zodpovězení řady problémů
• Posílení účasti při řešení problémů ve městě
• Významná zpětná vazba

Potřeba zdrojů:

• Zasedací místnost
  Prostory jsou v majetku města. Nejsou využívány na 100%, takže je vždy možnost jejich využití k setkání s občany – nulové náklady
• Potřeba odborných pracovníků
  Bez nároku na nové pracovní síly. Podněty občanů jsou řešeny úředníky v denním pořádku. Úředníci se setkání nezúčastní (úkoly jsou na ně přenášeny prostřednictvím zápisu) – nulové náklady.
• Finanční zdroje
  Software na evidenci podnětů byl vytvořen vlastním odborem informatiky – nulové náklady
  Nezbytná je ochota a vůle zavádět nové formy komunikace.

Přínos:

• Přímý kontakt volených politiků s občany
• Časová úspora
  (dříve byl vyčleněn jeden den v týdnu na osobní setkání se starostkou, z každého setkání se pořizoval samostatný zápis – nyní je vše zkumulováno)
• Dochází ke komunikaci mezi občany navzájem
• Jsou řešeny nejen problémy Města, ale i jiných institucí působících ve městě
• Zvolená forma umožňuje efektivní řešení problémů a potřeb občanů

Proces řešení podnětů:

• Pravidelná setkání – vždy poslední čtvrtek v měsíci
• Přítomni:
• představitelé vrcholového managementu (starostka, místostarostové, tajemník)
• vedení organizací zřízených a řízených městem
• zapisovatelka
• občané
• Program řídí moderátor – zpravidla je jím místostarosta či tajemník
• Občané postupně vznáší své podněty, které jsou pak zapisovány do protokolu

Proces řešení podnětů:

• Některé podněty občanů jsou vyřízeny přímo na setkání.
• Ostatní jsou průběžně předávány k vyřízení.
• Seznam těchto podnětů je do týdne od setkání zaslán vedoucím odborů s výzvou řešit jim příslušející podněty – s určením termínu, do kdy je třeba zaměstnanci, spravujícímu podněty, předat řešení problému
• Všechny podněty jsou zpracovány do přehledu, který je zveřejňován na intranetu MěÚ

Pracovní postup:

Pro každý podnět se vypracuje samostatná tabulka, která má své náležitosti: poř. číslo setkání, datum konání, číslo podnětu, téma podnětu předkladatel, stručný obsah – vyjádření na podnět, úplný text – vyjádření na podnět.

U každého podnětu je napsáno, v jaké fázi řešení se podnět nachází:

• vyřešeno – podnět je ukončen
• otevřeno – podnět vyžaduje řešení v čase
• neřešeno – jedná se pouze o informaci nebo o ocenění

Jednotlivé podněty jsou řazeny do témat, kterých máme v současnosti 40.

Vedeme přehledy, kolik občanů se setkání zúčastnilo, kolik jich podalo podnět a kolik bylo podáno podnětů celkem

• je 5% ocenění práce vedení města
• 10% nelze realizovat (mají charakter doporučení, oznámení)
• ze zbylých 85% podnětů je 60% realizováno neprodleně (max. do příštího setkání), 25% má dlouhodobější charakter (řešení vyžaduje změny územního plánu,  naplánování finančních prostředků města atp.).
  

Přehled počtu vyřešených podnětů

• Neřešený může být podnět z důvodu, pokud:
• vyjadřuje pochvalu, poděkování, informaci a poznatek,
• byl ihned zodpovězen a vyřízen na místě bez šetření,
• nespadá do veřejnoprávní oblasti v působnosti města,
• Otevřený může být podnět z důvodu, pokud:
• je ve fázi přípravy nebo realizace investiční akce, změny dopravního znační, atp.
• zařazení do plánu investic závisí na objemu dostupných finančních prostředků,
• výsledek řešení se projeví po delší době sledování,
• řešení problému je podmíněno rozhodnutím samosprávy nebo zákonodárců.

Poznatky spojené s organizováním setkání:

• Zpočátku nedůvěra občanů – obava vyjádřit svůj názor před vrcholovým vedením města
• Setkání se zúčastňuje úzká skupina občanů - nedocenění potenciálu takovýchto setkání ze strany občanů.
• Často se opakují stejné podněty, které vyžadují dlouhodobější řešení.
• Ne vždy je podnětům občanů věnována odpovídající pozornost ze strany úředníků.

Závěr:

• Nový způsob účinné komunikace s občany, který ji současně posiluje
• Vyšší informovanost úřadu i občanů, efektivní zpětná vazba
• Vyšší dynamika řešení aktuálních problémů ve městě

Děkuji za pozornost.

Ing. Jarmila Mravcová
vedoucí útvaru interního auditu
města Chomutova

(+420) 474 637 450
j.mravcova@chomutov-mesto.cz