Charta občana

Konzultace návrhu charty s personálem vaší organizace

Charty služeb, druhý školicí seminář Praha 19. a 20. června 2006

Proč byste měli konzultovat návrh charty s personálem své organizace

• Chartu musí přijmout za svou pracovníci, kteří přicházejí do kontaktu se zákazníkem – právě oni musejí pro zákazníky proměnit chartu ve skutečnost
• Střední management se rovněž musí zapojit do projektu charty a podporovat změny, které budou nezbytné pro splnění cílů a závazků charty
• Nejvyšší management musí chápat, jak projekt charty přispívá k naplnění strategických cílů vaší organizace (proto je důležitá jasně definovaná hierarchie cílů)
• Řízení změn vždy vyvolává obavy a strach, proto musí personál (odbory) chápat, o co v projektu charty jde

Přístupy ke konzultacím s personálem

Podle cíle konzultace a firemní kultury organizace může být konzultace:

• neformální, např. prezentace projektu a diskuse s personálem během pracovní porady
• formální, např. zajištění písemného průzkumu
  
  Vzhledem k hierarchické kultuře mnoha veřejných organizací doporučujeme písemný průzkum mínění personálu

Přínosy písemného průzkumu mínění

1. Je možné zapojit všechny pracovníky a dát jim příležitost vyjádřit svůj názor

3. Písemný průzkum mínění zajišťuje úplnou anonymitu a upřímný názor personálu

Jak vypadá dobrý průzkum

1. Počet odpovědí by neměl být pod 50 % (pokud průzkumy mají vytvořit důvěru a dosáhnout přijetí myšlenky personálem, odpovědí by nemělo být méně než 70 %). I při vyšší návratnosti dotazníků než 50 % je třeba ověřit, zda je vzorek statisticky reprezentativní (např. profil respondentů podle věku, pohlaví, funkce)

3. Dotazník musí „vyhovovat účelu“ co do rozsahu, formulace a obsahu otázek (viz dokument k metodice návrhu dotazníků)
4. Průzkum musí být řádně připraven a zorganizován

Doporučení k přípravě písemného průzkumu mínění personálu

• Zvyšování informovanosti v organizaci:
• Oznamovací dopis (alternativa: ohlášení průzkumu ve zpravodaji pro zaměstnance) je třeba rozeslat přibližně 14 dnů před rozdáním dotazníků
• Zorganizovat setkání s personálem na začátku akce těsně před rozdáním dotazníků
• Viditelný a věrohodný závazek vedení:
• Zaštítění oznamovacího dopisu / ohlášení akce ve zpravodaji pro zaměstnance
• Účast a podůrné úvodní slovo vedení při setkání s personálem
• Jasná podpora středního managementu:
• Střední management by na poradách se zaměstnanci měl výslovně deklarovat svá očekávání vysoké účasti v průzkumu po ohlášení akce
• Vysvětlení průzkumu a podtržení jeho významu, kdykoli je třeba
• S třední management by se měl zaměřit na vyplnění dotazníků:
• Vyviňte mírný nátlak (ptejte se, jak je věc daleko)
• Braňte zaměstnance před vnějšími tlaky, když vyplňují dotazníky
• Zajistěte den a čas pro vyplnění všech dotazníků současně (tuto věc důrazně doporučujeme: snižuje „tření“ na minimum a zaručuje maximální účast)

Doporučení k přípravě písemného průzkumu mínění personálu

• Zvyšování očekávání zaměstnanců ohledně nestrannosti průzkumu a realizace návrhů personálu, které z něj vyplynou:
• Sestavte projektový tým pro zaměstnanecký průzkum, který průzkum připraví a provede a který pak ohlásí výsledky průzkumu
• Představte projektový tým na setkání se zaměstnanci
• Vyšlete jasné a silné ujištění managementu v oznamovacím dopisu a na setkání se zaměstnanci o tom, že výsledky průzkumu povedou ke změně
• Jasná a pokud možno aktivní podpora výborů zaměstnanců a odborových organizací:
• S polečné zaštítění oznamovacího dopisu
• Jasný závazek provedení průzkumu během setkání se zaměstnanci, empatická výzva k účasti, zdůraznění důležitosti průzkumu a záruka anonymity (viz níže)
• Věrohodná záruka anonymity:
• Zapojení neutrální třetí strany (kdykoli je to možné s kompetencí ve všech fázích zaměstnaneckého průzkumu), např. akademické instituce
• Zmínit zapojení třetí strany v oznamovacím dopise / ohlášení průzkumu ve zpravodaji pro zaměstnance
• Prezentace třetí strany na setkání se zaměstnanci, jako demonstrace její úrovně a schopnosti zajistit neutralitu v procesu
• Jasná prezentace přijatých opatření k zajištění anonymity při oznamování průzkumu

Doporučení k přípravě písemného průzkumu mínění personálu

• Garantujte soubor opatření k zajištění „vodotěsné“ anonymity:
• Žádná jména na dotazníku, žádné číslování ani skryté kódování dotazníků
• Zajistěte nepozorované místo pro vyplnění formuláře
• Při zpracování dat dodržte omezenou „hloubku“ odpovědí (zásada: omezte rozsah tak, aby zahrnoval vždy jednu sociodemografickou charakteristiku, např. pohlaví, věk, platový nebo kariérní profil skupiny, anebo rozdělení materiálu podle útvarů nebo oddělení organizace apod.)
• Zničení dotazníků po vypracování analýzy
• Pružnost rozhodovacího procesu projektového týmu co do výběru nejlepšího následného řešení v případě nedostatečné účasti respondentů v průzkumu (např. výzva dopisem nebo ústní požadavek všem zaměstnancům nebo střednímu managementu; oficiálně vznesený požadavek ve zpravodaji pro zaměstnance)
• V případě potřeby je třeba přijmout rozhodnutí o prodloužení lhůt/termínů. Je třeba zajistit, aby změny byly sděleny všem zaměstnancům.